MICROFILMACIÓN

 ¿QUE ES?

La microfilmación es una técnica de reproducción documental utilizada en Colombia desde 1950, principalmente por entidades estatales y empresas privadas, especialmente en el sector bancario. Es una herramienta valiosa para la conservación a largo plazo y la reducción del espacio de almacenamiento físico de documentos

Diseño inadecuado de los parámetros de microfilmación

La microfilmación como técnica tiene diferentes posibilidades técnicas de aplicación; para ello es necesario tener en cuenta las condiciones de la documentación original, tales como tamaños, unidades de conservación, estado de legibilidad, condición del soporte papel, colores de tintas y papel, entre otros. A partir de esta información y del objetivo de la microfilmación se deben establecer los parámetros técnicos que sean más acordes para garantizar la reproducción exacta y completa de los documentos; no obstante, por diversas razones, entre las que se pueden mencionar falta de conocimientos en aplicaciones de microfilmación, bajar costos para maximizar ganancias por parte de las empresas contratistas y compra de equipos inadecuados, se produjeron microfilmes que no estaban en condiciones de reproducir exactamente toda la información que se encuentra en el papel.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 CONCEPTO DE DIGITILIZACIÓN DE DOCUMENTOS

"Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo (papel, video, casettes, cinta, película, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento"(Archivo General de la Nación[AGN].2020,p. 12).

Un ordenador solo es capaz de manejar formatos digitales de información. La información puede estar codificada originalmente (códigos ASCII, EBCDIC, etc), o ser de tipo analógica (documento original), que deberemos convertir en una representación digital que permita ser procesada por un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos (SGED).

Las imágenes digitales son fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos - manuscritos, textos impresos, ilustraciones, fotografías, etc. -. Se realiza una muestra de la imagen y se confecciona un mapa en forma de cuadrícula de puntos elementales (píxeles). A cada píxel se le asigna un valor tonal (negro, blanco, gris, color) el cual está representado por un código binario (ceros y unos). Estos dígitos binarios (“bits”) para cada píxel, son almacenados en una secuencia y con frecuencia reducidos a una representación matemática (compresión). Luego el ordenador interpreta esta secuencia de bits para reproducir una versión analógica para su visualización o impresión.(Fuentes,2004.p 3).

 

   

METADATOS

¿QUE SON LOS METADATOS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS?

Estos metadatos incluyen detalles que ayudan a identificar, autenticar y contextualizar documentos, personas, procesos, regulaciones y sus interrelaciones. Hay dos momentos clave para asignar metadatos: al crear el documento, donde se usan para identificar y controlar su gestión, y después de la creación, cuando se generan nuevos metadatos basados en el uso y contexto del documento a lo la de su ciclo de vida.

MODELO DE METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Estos metadatos incluyen detalles que ayudan a identificar, autenticar y contextualizar documentos, personas, procesos, regulaciones y sus interrelaciones. Hay dos momentos clave para asignar metadatos: al crear el documento, donde se usan para identificar y controlar su gestión, y después de la creación, cuando se generan nuevos metadatos basados en el uso y contexto del documento a lo largo de su ciclo de vida.

Entidades Las entidades son componentes clave para entender la gestión de la entidad y son esenciales para definir el esquema de metadatos en la gestión de documentos. Entidad Documentos: Son los documentos y sus agrupaciones en cualquier formato, creados, recibidos, usados y mantenidos por la institución u organización.  Entidad Agente: Son las personas, grupos de trabajo, instituciones o sistemas que participan en la creación, uso y gestión de los documentos.

BENEFICIOS DE LOS METADATOS

·        Mejora la gestión documental, apoyando procesos de trabajo y gestión.

·        Asegura la autenticidad, integridad, confiabilidad y valor probatorio de los documentos.

·        Facilita la interoperabilidad entre sistemas, permitiendo el uso de documentos de diferentes entornos.

·        Cumple con requisitos legales y mitiga riesgos relacionados con la autenticidad y confiabilidad de los documentos.

Preservación y Mantenimiento de Metadatos

    Para asegurar la disponibilidad de los metadatos, establece políticas para:

• ·         Verificar la integridad de los datos.
• ·         Controlar el acceso.
• ·         Realizar copias de seguridad y recuperación.
• ·         Mantener y actualizar los esquemas de metadatos.

GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL CIDT

 TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL CIDT

El Centro Industrial y del Desarrollo Tecnológico (CIDT) ofrece actualmente a la comunidad del magdalena medio el programa tecnología en Gestión Documental con las siguientes características:

La creación del programa de Tecnólogo en Gestión Documental, se relaciona con la necesidad que tiene el sector productivo, de vincular talento humano cualificado y calificado, que de forma integral contribuya al desarrollo económico, social y tecnológico a nivel nacional e internacional. La demanda de los servicios archivísticos ha venido creciendo exponencialmente, como respuesta a las políticas archivísticas nacionales e internacionales y en cumplimiento a la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública.

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