¿QUE SON LOS METADATOS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS?
Estos metadatos incluyen detalles que ayudan a identificar, autenticar y contextualizar documentos, personas, procesos, regulaciones y sus interrelaciones. Hay dos momentos clave para asignar metadatos: al crear el documento, donde se usan para identificar y controlar su gestión, y después de la creación, cuando se generan nuevos metadatos basados en el uso y contexto del documento a lo la de su ciclo de vida.
MODELO DE METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Estos metadatos incluyen detalles que ayudan a identificar, autenticar y contextualizar documentos, personas, procesos, regulaciones y sus interrelaciones. Hay dos momentos clave para asignar metadatos: al crear el documento, donde se usan para identificar y controlar su gestión, y después de la creación, cuando se generan nuevos metadatos basados en el uso y contexto del documento a lo largo de su ciclo de vida.
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Entidades Las entidades son componentes clave para entender la gestión de la entidad y son esenciales para definir el esquema de metadatos en la gestión de documentos. Entidad Documentos: Son los documentos y sus agrupaciones en cualquier formato, creados, recibidos, usados y mantenidos por la institución u organización. |
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BENEFICIOS DE LOS METADATOS
·
Mejora
la gestión documental, apoyando procesos de trabajo y gestión.
·
Asegura
la autenticidad, integridad, confiabilidad y valor probatorio de los
documentos.
·
Facilita
la interoperabilidad entre sistemas, permitiendo el uso de documentos de
diferentes entornos.
·
Cumple
con requisitos legales y mitiga riesgos relacionados con la autenticidad y
confiabilidad de los documentos.
Preservación y Mantenimiento de Metadatos
Para asegurar la disponibilidad de los metadatos, establece políticas para:
- · Verificar la integridad de los datos.
- · Controlar el acceso.
- · Realizar copias de seguridad y recuperación.
- · Mantener y actualizar los esquemas de metadatos.
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